FAQ
Ultimo aggiornamento: 25/07/2005
| FAQ (Domande frequenti) |
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1 - In fase di verifica sul sistema di gestione
ambientale, svolto in contemporanea alla convalida di un
aggiornamento della dichiarazione ambientale, sono state
riscontrate alcune non conformità minori sul sistema. Il
verificatore, nell'esprimere comunque un giudizio positivo sulla
dichiarazione ambientale predisposta per l'aggiornamento, si
è posto il dubbio se, e come, fosse comunque possibile
convalidare la suddetta dichiarazione ambientale.
Risposta
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2 - in fase di verifica intermedia sul sistema
di gestione ambientale e convalida di un aggiornamento della
dichiarazione ambientale, è possibile subentrare al
contratto stipulato dall'or-ganizzazione con un altro verificatore
ambientale?
Risposta
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3 - Nel caso in cui un'Organizzazione non abbia
ancora ottenuto la Registrazione, ovvero è ancora in corso
l'istruttoria, il Verificatore ambientale può effettuare la
convalida dell'aggiornamento dei dati?
Risposta
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4 - Nel caso in cui l'Organizzazione sia in
possesso di altre certificazioni (es. qualità, OHSAS 18001,
ISO 14001) con tempi di sorveglianza sfasati rispetto all'EMAS,
è possibile accordare all'Organizzazione, che richiede
formalmente un posticipo di 2-3 mesi della verifica di
aggiornamento dei dati, l'effettuazione delle visite congiunte a
quella della convalida così posticipate?
Risposta
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5 - Nel caso in cui tra la 2a convalida
dell'aggiornamento dei dati e la scadenza della registrazione vi
siano 4-5 mesi di distanza, è possibile effettuare il
rinnovo anticipato comprendendo anche il 2° aggiornamento?
Risposta
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6 - E' consentito ad un verificatore ambientale
EMAS di rilasciare, ad un organizzazione verificata cui è
stata convalidata la dichiarazione ambientale, un
attestato/certificato di conformità al Regolamento CE n.
761/01?
Risposta
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7 A quale norma si deve attenere un
verificatore ambientale che si trova a verificare un sistema di
gestione ambientale certificato e/o conforme alla edizione 2004
della norma UNI EN ISO 14001 dal momento in cui Allegato I-A del
Regolamento CE 761/01 fa ancora riferimento alla edizione 1996
della stessa norma?
Risposta
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| RISPOSTE ALLE FAQ |
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1 - E' possibile procedere alla
convalida della dichiarazione ambientale (aggiornamento annuale) se
sussistono le seguenti condizioni:
1. le non conformità sono minori
2. le non conformità non inficiano l'efficacia del sistema e
l'attuazione del programma di miglioramento
le non conformità non hanno conseguenze dirette ed indirette
sulla dichiarazione ambientale.
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2 - Un verificatore può
subentrare, anche durante le fasi intermedie del ciclo relativo
alla verifica e convalida, se l'organizzazione (impresa
richiedente) lo desidera. Occorre tuttavia prestare attenzione ai
seguenti punti:
A. L'organizzazione ha obblighi contrattuali con il verificatore
ambientale e, sulla base di quanto stipulato, deve verificare la
fattibilità pratica dell'assegnazione di un nuovo contratto
e del recesso dal precedente. Nel caso più semplice, di
un'organizzazione che ha stipulato un contratto che comprende la
sola verifica e convalida iniziale (senza alcuna azione intermedia)
il verificatore può subentrare senza problemi.
B. Il verificatore che subentra deve assicurare la
credibilità della verifica e convalida EMAS, pertanto
dovrà valutare in dettaglio il S.G.A. e l'analisi ambientale
iniziale per poter dare un giudizio di merito sul sistema e per
convalidare i dati annuali. Quindi dovrà assumersi l'onere,
senza corrispettivo, di un maggior lavoro. Nel caso in cui il
verificatore intenda, invece, chiedere un adeguamento economico per
questa ulteriore attività, l'organizzazione (impresa
richiedente) deve essere informata sulla natura e
sull'entità dell'onere aggiuntivo sul quale concordare.
C. Se il verificatore subentra ad un suo consociato estero, che ha
eseguito il precedente lavoro, ed ha anche partecipato alle
attività come parte del team di audit, la situazione
è vantaggiosa in quanto non si richiederà
quell'approfondimento descritto al punto precedente.
Quanto sopra, ovviamente, vale anche nel caso di rinnovo della
registrazione.
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3 - Il verificatore può
convalidare i dati della dichiarazione ambientale annuale, anche
nel caso sia ancora in corso l'istruttoria di registrazione,
purché la pubblicazione degli stessi segua i criteri
previsti dalla procedura di registrazione. E' quindi evidente che
la pubblicazione dei dati aggiornati potrà avvenire solo a
valle della fine dell'istruttoria, relativa alla dichiarazione
ambientale "consolidata", e della successiva prassi prevista per
l'invio degli aggiornamenti all'organismo competente. E' opportuno,
in questo caso, concordare con l'Organizzazione le modalità
di pubblicazione poiché si rischia di ingenerare confusione
per la diffusione contestuale dei due documenti. Si consiglia, in
questo caso, di integrare i dati degli aggiornamenti nel testo
della dichiarazione ambientale (rieditando e riconvalidando la DA)
oppure di allegare alla dichiarazione ambientale gli aggiornamenti
come appendice.
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4 - La linea guida della
Commissione sulla frequenza degli audit indica e raccomanda questa
prassi, cioè la contemporaneità degli audit sui vari
sistemi di gestione al fine di razionalizzare il lavoro dei team
ispettivi interni, dei verificatori ambientali, degli enti di
certificazione e di non gravare inutilmente sulle imprese con
attività ripetute. Quindi non solo è possibile, ma si
raccomanda di far coincidere le scadenze avendo tuttavia
l'accortezza di inviare comunicazione preventiva all'organismo
competente nazionale giustificando il ritardo programmato con la
necessità di una diversa pianificazione. Attraverso la
notifica ed il relativo nulla osta, è infatti possibile
evitare di incorrere nei termini prescrittivi indicati all'articolo
6, comma 3 del Regolamento EMAS.
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5 - L'anticipo della
dichiarazione ambientale, rispetto alla scadenza prevista nella
stesura originaria, è sempre possibile. L'Organizzazione ed
il verificatore ambientale devono valutare attentamente se le
condizioni, che determinano questa scelta, possono trovare una
risposta positiva da parte dei soggetti interessati.
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6 - Il certificato di
conformità al Regolamento EMAS può essere rilasciato
unicamente dall'Organismo Competente Nazionale a
seguito della verifica delle condizioni di registrabilità
previste dal Regolamento, condizione che consente l'inserimento del
nominativo dell'organizzazione nel registro nazionale ed
europeo.
Vista l'esigenza comunque di alcuni verificatori di rilasciare una
attestazione dell'avvenuta attività di verifica e convalida,
il Comitato Ecolabel Ecoaudit - Sezione EMAS Italia - ritiene
accettabile una dichiarazione che riporti la conformità dei
vari elementi verificati ai relativi requisiti citati negli
allegati del Regolamento.
In particolare si ritiene accettabile una attestazione di convalida
che riporti i seguenti elementi:
…a seguito delle attività di verifica del SGA e
della dichiarazione ambientale, il .. nome
verificatore.. attesta che l'organizzazione
…denominazione
dell'organizzazione..ha:
- effettuato l'analisi ambientale iniziale in
conformità agli allegati VI e VII del Regolamento CE n.
761/0;1
- effettuato gli audit interni in conformità
all'allegato II del Regolamento CE n. 761/01;
- elaborato una dichiarazione ambientale in conformità
all'allegato III del Regolamento CE n. 761/01;
e che i dati e le informazioni presenti nella dichiarazione
ambientale sono attendibili e coprono in modo soddisfacente tutti
gli impatti ambientali significativi dell'organizzazione.
Quindi, i verificatori accreditati debbono astenersi dal rilasciare
attestati e/o certificati di conformità al Regolamento
761/01 o redatti in modo da indurre soggetti non esperti a ritenere
che l'organizzazione sia già registrata.
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7 - Nel corso dell'ultima
riunione del Comitato articolo 14 del Regolamento CE n. 761/01,
tenutasi a Bruxelles il 21 Giugno 2005, è stata votata con
esito positivo la proposta di revisione dell'Allegato I-A
riguardante il riconoscimento della nuova norma EN ISO 14001:2004
come riferimento del sistema di gestione ambientale. Il testo
proposto dalla Commissione prevede altresì una norma
transitoria che entrerà in vigore all'atto della
pubblicazione del provvedimento sulla Gazzetta ufficiale. Si
prevede che l'iter di approvazione della revisione dell'Allegato
I-A possa concludersi entro il 2005. Nel frattempo occorre tenere
conto di una situazione transitoria legata alle scadenze
progressive dei certificati rilasciati secondo la norma EN ISO
14001: 1996 e la conseguente contemporanea esistenza di vecchi e
nuovi certificati. Si ritiene che il verificatore EMAS debba, nel
periodo che precede la pubblicazione della revisione dell'Allegato
I-A, assicurarsi, in fase di verifica di un sistema certificato
secondo la nuova norma EN ISO 14001:2004, che questi sia
rispondente almeno anche ai requisiti della edizione 1996 della
norma stessa.
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